Learnings aus einem Jahr Digitale-Events

Top Tipps wie auch Sie das Beste aus Ihren Events holen!

August 2021 | Düsseldorf

Digitale und hybride Events? Was für eine Entwicklung in den letzten Jahren! Mit Sicherheit werden solche Event-Formen auch dauerhaft einige traditionelle Präsentationen oder Seminare ersetzen, eben weil sie die Veranstaltungs-Ziele genauso gut oder sogar besser erfüllen können. Schon bald wird das Nebeneinander von physischen Live-Inszenierungen, digitalen Events sowie hybriden Formen eine Selbstverständlichkeit sein.

Apropos das "Beste": Gibt es bestimmte Erfolgsfaktoren, die gute von schlechten Digital-Events unterscheiden? Auf jeden Fall. Diese Erfolgsfaktoren sind aber keineswegs alle brandneu, wir kennen sie im Grunde bereits von der klassischen Organisation: Vom professionellen Einladungsmanagement über einen erfahrenen Moderator zum zielgruppen-adäquaten Programm bis hin zur fruchtbaren Networking-Atmosphäre.

Im virtuellen Raum jedoch haben Events einen ganz entscheidenden Unterschied: Denn jeder Gast, Teilnehmer oder Besucher ist immer nur eine Mausbewegung vom "Exit" entfernt. Ein kurzer Klick und weg! In der Regel endgültig. Wie also diese Menschen bei der Stange halten? Besser noch: Wie diese Menschen vom Event so sehr begeistern, dass sie aktiv mit dem Gastgeber und den anderen Gästen interagieren und zur Agenda sogar inhaltlich beitragen?

Die nun folgenden "Learnings" besitzen keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sie beruhen zu einem Großteil auf Erfahrungen, die mo'web research als Organisator von etlichen eigenen Veranstaltungen machen durfte. Für alle Punkte gilt: Alles kann, aber nicht alles muss, es ist schließlich immer auch eine Frage der Ziele und natürlich des Budgets.

Das richtige Einladungs- und Ankündigungsmanagement

Hier ein Muster-Einladungsprozess, beschrieben wie im Zeitraffer:

Sechs, drei und zwei Wochen vor dem Event: Zusendung von physischen Einladungs-Paketen, der Versand von Follow-Up-Material und der klassische Reminder: "BALD ist es soweit!".

Sieben, fünf und drei Tage vor dem Event: Neue Fakten zu den Speakern, spannende Links zur Einstimmung und erneut ein Reminder: "MORGEN ist es soweit!".

Sechs Stunden sowie 60 Minuten vor dem Beginn: Die Offenbarung eines weiteren Highlights und der letzte Reminder: "GLEICH ist es soweit!"

Transportieren die Benachrichtigungen stets einen echten News-Wert, wecken sie bei den Zielgruppen Spannung und Erwartungshaltung und werden als wertschätzende Dienstleistung wahrgenommen.

Integration von haptischen Elementen

Der frühe Postversand eines dinglichen Packages macht dann den Unterschied, wenn ein kreativer Bezug zum Eventanlass erkennbar ist. Konkretes Beispiel: Boxen samt hochwertigem Cocktail-Shaker sowie den entsprechenden Zutaten zum Mixen, um das Rahmenprogramm der Abendveranstaltung aufzuwerten. Auf diese Weise wird das digitale Event in den Lebensraum der Teilnehmer geliefert. Weiteres Beispiel: Zur emotionalen Schaffung eines Gemeinschaftsgefühls wird das gleichzeitige "Unboxing" von Paketen inszeniert.

Glasklare Nutzen-Kommunikation

Mehr noch als früher muss man der Zielgruppe kommunizieren, welchen konkreten Nutzen sie aus dem Programm erwarten können. Und wen sie virtuell treffen werden. Und wo. Zum Beispiel in Chats, Foren oder in Networking-Lounges. Einen besonderen Gewinn bewirken Kollaborations-Tools, mit denen die Gäste gemeinsam kreativ am Event-Content mitarbeiten können, z.B. mittels Whiteboards. Und dass nicht nur während, sondern schon vor und auch noch nach dem Event.

Entscheidend sind immer Menschen

Wie bei grundsätzlich jedem Event sollte ein professioneller Moderator durch das Programm führen, um die Gäste zu leiten und ja, auch auf Pausen zu achten, damit die Teilnehmer nicht mit zu vielen Informationen überfrachtet werden und drohen "abzuschalten". Mehrere virtuelle Räume erfordern eine entsprechend (hohe) personelle Ausstattung von Seiten des Veranstalters, so dass immer und überall Ansprechpartner in Echtzeit zur Verfügung stehen.

Intuitive Bedienung und "Barrierefreiheit"

Wie den Rollstuhlfahrer auf Messen eine (unnötige) Schwelle am Weiterkommen hindert, so gibt es auch in der digitalen Sphäre Barrieren, die einen potentiellen Gast verschrecken oder gar von der Teilhabe ausschließen. Eine gute User Experience (UX) ist hier das Stichwort, also eine leicht verständliche, intuitive Nutzerführung und zum Beispiel kein unnötig kompliziertes Zugangsprozedere zum Start des Events. Für jeden Veranstalter ist es ein Muss, bereits im Vorfeld unterschiedliche Personen in Testläufe zu schicken und zu beobachten, ob die "Usability" auch wirklich gegeben ist.

Pausen und Bildschirm-Fatigue

Geht es um ein ganztägiges Event mit anschließendem Abendablauf sind häufige Pausen Pflicht, ansonsten wird früher oder später die Bildschirm-Müdigkeit (Fatigue) eintreten, was letztlich zum Exit des Teilnehmers führt. Wäre doch schade um das Unterhaltungsprogramm. Übrigens: Grundsätzlich sollten After-Work-Aktionen nicht vor 18 Uhr starten. Die Bereitschaft, sich noch einmal vor den Rechner zu setzen wird größer, wenn nach dem Arbeitstag noch Zeit ist für die Familie oder eine Laufrunde im Park.

Möglichkeitsräume schaffen statt Einbahnstraßen-Event

Eine auf die Zielgruppen zugeschnittene Event-Dramaturgie mit überraschendem Beginn, anregendem Mittelteil und einem (angekündigten) Highlight zum Schluss ist das eine - aber noch nicht genug. Wie im echten Leben auch, geht es um die Schaffung von Möglichkeitsräumen, um einem Gast das Maximum an Selbstbestimmung zu geben. Dazu gehört die freie Auswahl von unterschiedlichen Foren, Chats, virtuellen (Rückzugs-)Räumen oder sogar die Gelegenheit, einen VIP-Gast exklusiv zu treffen. Auch die Wahl von mehreren Kamera-Perspektiven während des Programms zählt dazu. Nur so gelingt das Heraustreten aus der veralteten "Sender-Empfänger-Zwangsjacke".

Testen, Testen, Testen

Für jeden Eventmanager eine absolute Binse, doch die Sicherheit und Qualität von Internetleitung, Mikrofonen, Kameras oder auch der digitalen Event-Plattform sollten grundsätzlich als unsicher betrachtet werden. Folglich gilt: Testen. Testen. Testen. Und zwar in dieser Reihenfolge und in dieser Häufigkeit. Wo es geht, sind technische Redundanzen eine sinnvolle Investition. Denn während sich bei einem Stromausfall auf einer Messe der Moderator zumindest mit lauter Stimme Gehör verschaffen kann, ist der virtuelle Gast in der Regel: Weg!

Nach dem Event ist vor dem Event

Sollte eine digitale Veranstaltung nach dem Schlusswort wirklich zu Ende sein? Nein. Denn nur dann ermöglichen die Organisatoren ihren Gästen die Chance, ihre im Event begonnenen Diskussionen oder Whiteboard-Projekte fortzusetzen. Eine elegante Form, die Zielgruppe über das Event hinaus an den Gastgeber zu binden.

Die technische Plattform

Die Wahl der konkreten Plattform hängt natürlich von der eigenen Zielsetzung ab, ist aber selten kriegsentscheidend. Entscheidend ist vielmehr, wie ein Veranstalter vorhandene Features möglichst kreativ einsetzt und überlegt: Wie steigere ich den individuellen Nutzen für meine Gäste? Oder anders: Wie mache ich aus dem Event eine wertvolle Ressource für alle Beteiligten - auch für den Gastgeber selbst.

Klar, selbst das beste digitale Event wird nicht an die Emotionalität, Authentizität und Lebendigkeit einer Live-Veranstaltung heranreichen. Ein gewisses Maß an Sterilität wird immer bleiben. Trotzdem ist es bereits heute eine wertvolle Ergänzung der Eventlandschaft, mit teilweise erheblichen Vorteilen was Effizienz (z.B. Locationkosten), Effektivität (z.B. technische Präsentationsmöglichkeiten), Nachhaltigkeit (z.B. Reisekosten), Convenience (z.B. Zeitaufwand für die Teilnehmer) oder die bloße Reichweite an potentiellen Gästen angeht.

Mit jedem Event lernen wir alle dazu. Weil sich ebenso die Technik rasant weiterentwickelt - mit gefühlt wöchentlichen Innovationssprüngen. Was außerdem gilt: Auch unsere Gäste von mo'web sammeln mit jedem digitalen Event neue Erfahrungen, was sich in einer permanent steigenden Erwartungshaltung niederschlägt.

Wir helfen gerne!